In het onderzoek “De Impact van de AI-Act op AI-toepassingen binnen HR-processen” doet Roberto Boorsma Mendoza aanbevelingen voor organisaties die overwegen AI-systemen in te zetten voor HR-afdelingstaken.
De AI-Act, die op 1 augustus 2024 in werking trad, dwingt jouw zorginstelling tot strengere regels rondom AI-gebruik binnen HR-processen. In het onderzoek “De Impact van de AI-Act op AI-toepassingen binnen HR-processen” van Roberto Boorsma Mendoza, in opdracht van werkgeversvereniging AWVN, doet Boorsma Mendoza aanbevelingen voor organisaties die overwegen AI-systemen in te zetten voor HR-afdelingstaken.
Korte termijn (voor 2 augustus 2025)
AI-geletterdheid organiseren
Vanaf 2 februari 2025 is AI-geletterdheid verplicht voor instellingen die AI gebruiken. Medewerkers moeten tijdig worden opgeleid via externe cursussen of interne trainingsprogramma’s. Minstens 90% van de AI-gebruikers moet de training succesvol afronden.
Inventariseren AI-gebruik
Instellingen moeten snel een overzicht maken van alle AI-systemen die worden ingezet. Dit helpt bij het identificeren van verboden of hoog-risico AI-systemen. Je organisatie moet deze inventarisatie vóór 2 augustus 2025 afronden om sancties te voorkomen.
Lange termijn (tot 2 augustus 2026)
Uitvoeren AI-impactanalyse
Organisaties die hoog-risico AI inzetten, moeten risico’s beoordelen via een AI-impactanalyse. Je kunt sjablonen van de overheid of externe partijen gebruiken om risico’s en effecten in kaart te brengen.
Juridische vastlegging AI-verantwoordelijkheid
Contracten met AI-aanbieders moeten expliciet de naleving van de AI-act waarborgen. Aanpassingen aan contracten moeten vóór 2 augustus 2026 zijn voltooid.
Menselijk toezicht waarborgen
Hoog-risico AI-systemen moeten onder menselijk toezicht blijven. Jouw instelling kan hiervoor interne of externe experts aanstellen. Het doel is om 100% van deze systemen onder controle te brengen voor augustus 2026.
Voorkomen dat je instelling ongemerkt aanbieder wordt
Jouw organisatie moet duidelijke procedures opstellen om te voorkomen dat zij zelf een AI-aanbieder wordt. Dit omvat documentatie van wijzigingen en periodieke audits. Dit proces moet vóór 1 juli 2025 zijn afgerond.
Werknemers betrekken bij AI-projecten
Jouw organisatie moet ondernemingsraden en medewerkers informeren en betrekken. Regelmatig overleg en workshops zorgen voor breed draagvlak.
Eventuele evaluaties moet je instelling uitvoeren vóór de start van nieuwe AI-projecten.
Afweging maken over hoog risico AI-systemen
Jouw instelling moet vóór 2 augustus 2026 een zorgvuldige kosten-batenanalyse maken. Dit helpt te bepalen of de inzet van een AI-systeem binnen de HR-afdeling verantwoord is.
