Zorgorganisaties kunnen jaarlijks tientallen miljoenen besparen en administratieve lasten verminderen door gebruik te maken van goed ingerichte standaard e-mailplatforms.
Zorgorganisaties gebruiken vaak dure en omslachtige applicaties om veilig te mailen, terwijl dat niet nodig is. Uit onderzoek van Adapta en KPMG onder 15 zorginstellingen blijkt dat standaard e-mailplatforms zoals Gmail en Outlook, mits goed ingericht, voldoen aan de veiligheidsnormen.
Minder frustratie, meer tijd voor zorg
Bij Zonnehuisgroep Noord was de toenemende frustratie over veilig mailen de aanleiding om aan het onderzoek mee te doen. “We gebruiken al lang een losse oplossing voor veilig mailen en zien dat dit leidt tot toenemende frustratie bij medewerkers en verwijzers,” zegt Peter de Boer, directeur zorgondersteuning. “We willen schaars zorgpersoneel niet opzadelen met systemen die veel administratie vragen.” Ook BrabantZorg ziet dat eenvoud loont. Bestuurder Felicia Brandsma: “Het onderzoek bevestigt dat extra maatwerkapplicaties vaak onnodig zijn. Een goed geconfigureerd platform zoals Gmail voldoet gewoon aan de veiligheidsnormen. Dat bespaart tijd, geld en frustratie.”
Concrete vervolgstappen
Zorgorganisaties nemen nu stappen om hun systemen te vereenvoudigen. Bij Zonnehuisgroep Noord is de technische inrichting grotendeels afgerond. De Boer: “We richten nu de organisatorische maatregelen verder in en betrekken daarbij onze ketenpartners.” BrabantZorg is begonnen met het uitzetten van extra applicaties. “Gmail is zo ingericht dat we al veilig kunnen mailen zonder extra handelingen. Dat scheelt tijd en administratie,” aldus Brandsma.
Kies voor standaard en samenwerking
De organisaties adviseren collega’s om niet langer te investeren in maatwerk. “Gebruik open standaarden en kies niet voor de makkelijke weg met losse producten,” zegt De Boer. “Pak dit samen op als sector.” Brandsma benadrukt het belang voor medewerkers: “Minder systemen betekent minder rompslomp en lagere kosten voor beheer en ondersteuning. Zo maken we het werk in de zorg echt makkelijker.”
Op de website van Adapta zijn een aantal whitepapers en implementatiegidsen over veilig mailen kosteloos beschikbaar.
