Heb je een nieuwe medewerker aangenomen? Dan ben je verplicht om voor of op de eerste werkdag bepaalde gegevens op te vragen voor de loonheffingen.
Hieronder vind je de meestgestelde vragen en antwoorden, gebaseerd op het Handboek Loonheffingen 2025.
Welke gegevens moet de werknemer aanleveren?
Voor of uiterlijk op de eerste werkdag moet de werknemer de volgende gegevens aanleveren:
• naam en voorletters
• burgerservicenummer (BSN)
• adres, postcode en woonplaats
• geboortedatum
• woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont
• een schriftelijk verzoek om loonheffingskorting toe te passen (indien gewenst)
De gegevens moeten schriftelijk of digitaal worden aangeleverd, voorzien van datum en handtekening. De werknemer mag hiervoor het officiële ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ gebruiken, maar ook een eigen model is toegestaan, zolang alle verplichte gegevens erin staan. Ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs waarop deze gegevens met handtekening zijn vermeld, is voldoende. Bij digitale aanlevering moet de handtekening minimaal een gekwalificeerde elektronische handtekening zijn.
Heeft de werknemer nog geen BSN ontvangen? Dan mag je tijdelijk het personeelsnummer gebruiken bij de aangifte loonheffingen. Zodra het BSN bekend is, moet je dit alsnog verwerken. Ontbreekt het BSN zonder aantoonbare overmacht, dan ben je verplicht het anoniementarief toe te passen.
In welke situaties hoef je geen gegevens aan te vragen?
In een aantal situaties heb je alleen het BSN van de werknemer nodig. Dit geldt voor:
• werknemers die in Nederland wonen en ouder zijn dan de AOW-leeftijd met loon uit vroegere dienstbetrekking (waarin wel of geen AOW-uitkering is begrepen)
• werknemers die je opnieuw in dienst neemt
Voorwaarde is wel dat de gegevens voor de loonheffingen intussen niet zijn veranderd. Je werknemer moet bij het begin van de werkzaamheden ervoor tekenen dat de gegevens nog juist zijn.
• werknemers die een uitkering krijgen op basis van de Participatiewet
• (ex-)werknemers die een ZW- of WW-uitkering krijgen en van wie jij naam, adres, woonplaats en BSN aan de uitkeringsinstantie hebt doorgegeven
• werknemers jonger dan de AOW-leeftijd met loon uit vroegere dienstbetrekking van wie jij weet dat zij naast hun loon een Waz-, Wajong- of Anw-uitkering hebben
• werknemers die ouder zijn dan de AOW-leeftijd met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking
• werknemers die in Nederland wonen en ouder zijn dan de AOW-leeftijd met een AOW-uitkering
• werknemers met een tegemoetkoming volgens de Wet Tegemoetkoming Arbeidsongeschikten
• werknemers die binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselen
Let op: bij loon uit tegenwoordige dienstbetrekking moet je de identiteit altijd vaststellen.
Moet je de woonplaats van de werknemer controleren?
Ja. Je moet kunnen bepalen welke loonbelastingtabel van toepassing is. Controleer of de werknemer daadwerkelijk in Nederland woont op basis van bekende feiten en omstandigheden. Kijk bijvoorbeeld naar het opgegeven adres, of het gezin in Nederland woont, waar kinderen naar school gaan en waar bankrekeningen worden aangehouden. Ook de intentie van de werknemer speelt mee: is hij van plan zich blijvend in Nederland te vestigen?
Hoe lang moet je de gegevens bewaren?
Je moet de gegevens ten minste vijf kalenderjaren bewaren na het jaar waarin het dienstverband is geëindigd. Bewaar deze gegevens in je loonadministratie. De Belastingdienst mag hierop controleren.
Wat als er gegevens ontbreken?
Als naam, adres, woonplaats of BSN ontbreken, moet je het anoniementarief toepassen. Dit betekent dat je 52 procent loonbelasting inhoudt zonder toepassing van loonheffingskorting. Doe je dit niet, dan riskeer je een verzuimboete. Ook de werknemer kan een boete krijgen als hij of zij de gegevens niet verstrekt. Alleen in uitzonderlijke situaties, zoals een vertraging bij het verkrijgen van een BSN buiten iemands invloedsfeer, kun je bij de Belastingdienst verzoeken om het anoniementarief achterwege te laten.
Wanneer pas je het anoniementarief toe?
Je past het anoniementarief toe als de werknemer niet tijdig de verplichte gegevens heeft aangeleverd. Dat is het geval als:
• naam, adres, woonplaats of BSN ontbreken
• de werknemer alleen een postadres heeft opgegeven
• je van een buitenlandse werknemer alleen het tijdelijke Nederlandse adres hebt ontvangen
• de werknemer geen ondertekend verzoek heeft gedaan voor toepassing van loonheffingskorting (als hij dit wil)
• je niet kunt vaststellen of de werknemer in Nederland woont
• het BSN ontbreekt zonder dat er sprake is van aantoonbare overmacht, zoals een vertraging bij de gemeente
Het anoniementarief bedraagt 52 procent loonbelasting, zonder toepassing van loonheffingskorting.
