Vijf gehandicaptenzorgorganisaties hebben een nieuwe rapportagemethode getest. Met de werkwijze “Nee, tenzij” rapporteren medewerkers alleen als het echt nodig is. Dit zorgt voor minder regeldruk, meer tijd voor cliënten en meer werkplezier.
De werkwijze is ontwikkeld binnen de beweging “Vernieuwend Werken en Verantwoorden”. Doel is het verlagen van administratieve lasten en het vergroten van de aandacht voor cliënten. Medewerkers in de gehandicaptenzorg besteden nu gemiddeld 36 procent van hun tijd aan administratie, terwijl zij 23 procent acceptabel vinden. In de pilot daalde de tijdsbesteding aan rapporteren met gemiddeld 13 procent. Ook de ervaren belasting nam sterk af. Daardoor bleef er meer ruimte over voor persoonlijke aandacht, goede gesprekken en betekenisvol contact.
Meer werkgeluk door eenvoudiger rapporteren
De werkwijze vergroot het werkgeluk van medewerkers. Door minder te rapporteren ontstond er meer rust in de werkdag en voelden medewerkers zich vrijer in hun handelen. Cliënten vertelden vaker zelf hun verhaal, waardoor medewerkers merkten dat minder rapporteren juist leidt tot betere gesprekken en meer betrokkenheid. Ook was er meer tijd om samen activiteiten te doen of collega’s te ondersteunen.
Vier stappen en duidelijke afspraken
De aanpak bestaat uit vier stappen: 1) rapporteren alleen bij afwijkingen of bijzonderheden, 2) evalueren en teamafspraken maken, 3) structureel toepassen, en 4) regelmatig opfrissen met training of intervisie. Teams bepalen samen wat echt nodig is om vast te leggen. Zo blijft de kwaliteit van zorg gewaarborgd en ordt onnodige administratie voorkomen. De werkwijze werkt alleen als een aantal randvoorwaarden goed is geregeld: een duidelijke visie op rapporteren, onderling vertrouwen in het team, een actueel ondersteuningsplan, goede uitleg aan verwanten en afstemming met afdelingen zoals Planning & Control. Zeker verwanten moeten goed geïnformeerd worden, omdat zij vaak gewend zijn aan uitgebreide rapportages. Heldere kaders vanuit de organisatie helpen om weerstand te voorkomen.
Deelnemende instellingen
De pilot vond plaats bij Abrona, Elver, Humanitas DMH, Ipse de Bruggen en JP van den Bent Stichting. De werkwijze is gebaseerd op het voorbeeld van Estinea en werd begeleid door KPMG.
