Verval van wettelijke vakantiedagen - vergeet niet te informeren

Per 1 juli 2025 kunnen wettelijke vakantiedagen opgebouwd in 2024 komen te vervallen. Bij een fulltime dienstverband kan dit gaan om maximaal 20 dagen. Om vakantietegoed weg te kunnen strepen, moet een werkgever invulling geven aan zijn informatieplicht om werknemers tijdig en regelmatig te informeren over vakantiedagen die dreigen te vervallen of verjaren.

Om te voorkomen dat werknemers jaar in jaar uit vakantiedagen meenemen en dus niet, of minder, recupereren van de verrichtte werkzaamheden, kan worden overeengekomen om de wettelijke vakantiedagen te laten vervallen binnen 6 maanden na het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd. Het is geen verplichting om dit op te nemen voor de wettelijke vakantiedagen, maar enkel een mogelijkheid die de wet geeft. Wettelijke vakantiedagen zijn het aantal vakantiedagen gelijk aan viermaal de wekelijkse arbeidsomvang. Alle dagen daarboven noemen we bovenwettelijke vakantiedagen.

Afwijking bij cao

Het is geen verplichting om af te spreken dat de vakantiedagen vervallen binnen 6 maanden na het kalenderjaar van opbouw. Het is enkel een mogelijkheid. Per individuele werknemer zal bekeken moeten worden of hier afspraken over zijn gemaakt in de arbeidsvoorwaarden. Vergeet hierbij niet ook de toepasselijke cao te raadplegen om te onderzoeken of van deze wettelijke mogelijkheid is afgeweken. Zo kent de VVT cao een bepaling waarin staat dat voor zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen een verjaringstermijn geldt van 5 jaar. Is de VVT cao van toepassing? Dan kunnen wettelijke vakantiedagen over 2024 niet komen te vervallen per 1 juli 2025.

Vervallen versus verjaren

Als is overeengekomen dat wettelijke vakantiedagen vervallen binnen 6 maanden na het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd, betekent dit dat de wettelijke vakantiedagen over 2024 per 1 juli 2025 komen te vervallen. In tegenstelling tot de bovenwettelijke vakantiedagen, welke een verjaringstermijn hebben van 5 jaar, geldt voor de wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn. Dit betekent dat als de werknemer deze wettelijke vakantiedagen voor 1 juli 2025 niet heeft opgenomen, deze worden afgeschreven. Een verjaringstermijn kan worden gestuit waardoor de termijn wordt verlengd. Bij een vervaltermijn kan dat niet. De werknemer is deze dagen dan voorgoed kwijt.

Informatieplicht

Omdat het aantal wettelijke vakantiedagen omvangrijk kan zijn, en afschrijving (financieel) impactvol, dient de werkgever de werknemer tijdig op de hoogte te brengen als vakantiedagen dreigen te vervallen dan wel verjaren. Dit is de informatieplicht die rust op de werkgever. Aan deze plicht kan de werkgever invulling geven door regelmatig en ruim voor het moment dat vakantiedagen verjaren dan wel vervallen, een schriftelijke update te verstrekken aan de individuele werknemer over het openstaande vakantiesaldo met het verzoek deze dagen tijdig op te nemen. Geeft een werkgever deze informatie niet of niet tijdig, dan komen de wettelijke vakantiedagen niet te vervallen. In dat geval geldt voor deze wettelijke vakantiedagen ook een verjaringstermijn van 5 jaar.

Actieplan

Nu 1 juli snel nadert, is het raadzaam om werknemers zo snel mogelijk te informeren als wettelijke vakantiedagen dreigen te vervallen. Ga je hiermee aan de slag, vergeet dan niet om:

het huidige vakantiesaldo van de werknemer concreet te maken;
aan te geven of en wanneer wettelijke vakantiedagen dreigen te vervallen;
werknemer te verzoeken om voor tijdige opname van de genoemde vakantiedagen zorg te dragen;
op te nemen dat bij het niet tijdig opnemen van de wettelijke vakantiedagen, deze dagen komen te vervallen;
op te nemen dat de werkgever een afschrift van de brief zal toevoegen aan het personeelsdossier van de werknemer;
de brief aan de werknemer (ook) aangetekend te versturen;
een alarm te zetten op 1 juli 2025 om eventuele niet opgenomen wettelijke vakantiedagen af te schrijven.

Myrthe van den Heuvel is arbeidsrechtadvocaat, vitaliteitsdeskundige en oprichter van Nimble Arbeidsrecht