Vrijdagmiddag 16:30 uur. Jouw HR-afdeling krijgt een spoedaanvraag voor een tijdelijke verpleegkundige die dat weekend al moet starten. Je wilt helpen, maar heb je genoeg tijd om een goede screening uit te voeren? Een onbevoegde zorgverlener die met een vals diploma zorg verleent, het lijkt onvoorstelbaar, maar het gebeurt vaker dan je denkt.
In een sector waar bevoegdheid letterlijk van levensbelang is, staat zorgvuldige screening van zorgverleners onder druk. Door toenemende wet- en regelgeving en hardnekkige personeelstekorten wordt het steeds moeilijker om zorgverleners, vooral tijdelijke krachten, grondig te controleren. De inzet van zorgpersoneel verloopt via uiteenlopende kanalen en ook de manier waarop bevoegdheid en bekwaamheid worden aangetoond, verschilt sterk. Dit maakt het voor veel HR-professionals lastig om een zorgvuldig en consistente screeningsproces te garanderen.
Fraudeurs maken misbruik van complexiteit screening
Fraudeurs maken helaas op uiteenlopende manieren misbruik van deze complexiteit. Of het nu via malafide bemiddelaars gebeurt of met vervalste EVC-certificaten, de kans dat een onbevoegd persoon zorg verleent, is helaas groter dan in andere sectoren. Documentfraude is daarbij zelden een doel op zich, maar vormt vaak een middel om toegang te krijgen tot betalingen of subsidies waar men geen recht op heeft. Zo gaat deze vorm van fraude regelmatig gepaard met financiële misleiding, waarbij geld verdienen het enige doel lijkt. Dit brengt niet alleen directe gezondheidsrisico’s met zich mee, maar veroorzaakt ook aanzienlijke maatschappelijke schade. Volgens het Openbaar Ministerie verdwijnt er jaarlijks zo’n 10 miljard euro aan zorggeld door fraude. Meer dan 10% van het totale jaarlijkse zorgbudget.
Tips om kans zorgfraude te verkleinen
Gelukkig zijn er verschillende praktische stappen die de kans op zorgfraude aanzienlijk verkleinen. Hieronder volgt een selectie van effectieve maatregelen:
- Besteed de screening van tijdelijke zorgverleners niet uit aan intermediairs. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) stelt nadrukkelijk dat de vergewisplicht niet kan worden overgedragen aan bemiddelings- of uitzendbureaus. Hoewel de meeste intermediairs te goeder trouw handelen, gaat het in de praktijk nog te vaak mis. Zo beschikken slechts zeven op de tien zorgverleners die via bemiddelingsbureaus werken over een actuele en correcte VOG. Mede hierdoor komt het totale percentage correcte VOG’s in het IGJ-onderzoek naar zorginstellingen in de GHZ – inclusief vast personeel – uit op 83%;
- Werk met vooraf gedefinieerde screeningsprofielen. Bepaal samen met zorgcollega’s welke controles per functie nodig zijn om bevoegd- en bekwaamheid vast te stellen (bijvoorbeeld een combinatie van ID-verificatie, BIG, VOG en referenties). Maak hierin geen uitzonderingen;
- Borg de betrouwbaarheid van gegevens via digitale bronnen. Accepteer geen papieren documenten zoals VOG’s of diploma’s, maar raadpleeg de oorspronkelijke bron, bijvoorbeeld DUO. Veel van deze processen kunnen bovendien geautomatiseerd worden. Slechts de helft van alle diploma’s in de zorg is aanwezig én op correcte wijze gecontroleerd.
- Actualiseer documenten periodiek. Controleer jaarlijks of eerder gevalideerde bevoegdheidseisen nog actueel zijn, zoals een BIG-registratie. Ook dit proces is relatief eenvoudig te automatiseren.
Daarnaast is het essentieel om te verifiëren dat degene die op de werkvloer verschijnt, ook daadwerkelijk de gescreende persoon is. Dit kan bijvoorbeeld door bij aanvang van de eerste dienst een identiteitsdocument te tonen of door gebruik te maken van een speciaal voor de zorg ontwikkelde validatie-app met QR-codefunctionaliteit.
Centraal validatieplatform
Een goede, consistente screening kost vaak tijd. Een centraal validatieplatform kan hierin een groot verschil maken, zowel in snelheid als in kwaliteit. Door koppelingen met erkende registers en instanties kan de bevoegdheid van een zorgverlener binnen 24 uur worden gevalideerd. Tijdelijke zorgverleners hoeven hun gegevens bovendien maar een keer aan te leveren. Na toestemming kunnen die gegevens veilig gedeeld worden met meerdere zorgaanbieders en intermediairs. Dat bespaart tijd voor zowel de zorgverleners als de organisaties die hen inzetten.
Dit artikel is geschreven door zorg-registers, specialist in validatie en compliance voor de zorgsector. Zie voor meer informatie zorg-registers.nl.
