Wanneer geldt een maaltijd als zakelijk? En hoe zit het met situaties waarin werknemers verplicht zijn om samen te eten met patiënten, pupillen of bewoners?
Een maaltijd geldt als zakelijk als deze meer dan bijkomstig zakelijk is, dus voor minimaal 10%. In de praktijk is dat het geval in de volgende situaties:
- als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten
- als een werknemer na 20.00 uur niet thuis kan eten door al dan niet verwacht overwerk (overwerk is de tijd die uitgaat boven de gewone arbeidsduur per dag)
- bij werk op koopavonden
- bij therapeutisch mee-eten
- bij werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
- als de maaltijd onderdeel is van tijdelijke verblijfskosten
Vergoed je als werkgever een zakelijke maaltijd? Dan mag je de werkelijke kosten onbelast vergoeden. Je mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 3,95 (bedrag 2025). Het maakt daarbij niet uit of de werknemer de maaltijd koopt in een restaurant, bij een bakker of in de supermarkt.
Therapeutisch mee-eten
Sommige werknemers in de gezondheids- of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collectieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met patiënten, pupillen of bewoners. Dit heet therapeutisch mee-eten. Voor deze maaltijden hoeft de werkgever niets bij het loon van de medewerker op te tellen.
Andere situaties
De kosten van maaltijden tijdens studiedagen zijn ook gericht vrijgesteld. Dit betekent dat je deze als werkgever onbelast mag verstrekken of vergoeden. Hetzelfde geldt voor maaltijden die onderdeel zijn van tijdelijke verblijfskosten. Dit is het geval in de volgende situaties:
- dienstreizen
- zakelijke besprekingen buiten de vaste werkplek
- werkzaamheden op niet-permanente locaties
- reizen van mobiele en ambulante werknemers.
Een werknemer is ambulant als hij naar steeds wisselende werkplekken reist of als hij minstens één dag per week vanuit huis naar dezelfde werkplek reist en dat maximaal op twintig dagen doet (het 20-dagencriterium). Is de werknemer niet langer ambulant, dan wordt de maaltijd vanaf dat moment loon. Je past als werkgever dan het normbedrag voor kantinemaaltijden toe of wijst dit aan als eindheffingsloon. Dit komt dan ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte bent je als werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Geen zakelijke maaltijd
Niet elke maaltijd geldt als zakelijk. Dat is bijvoorbeeld het geval bij maaltijden in bedrijfskantines of bij personeelsuitjes en feesten met een consumptief karakter. Deze maaltijden reken je als werkgever tot het loon. Ook hier kun je als werkgever kiezen om dit aan te wijzen als eindheffingsloon. Als je de vrije ruimte daarbij overschrijdt, betaal je als werkgever 80% eindheffing.
Bron: Forum Salaris en Belastingdienst, Kennisgroep Loonheffingen
