Elke HR-professional in de zorg kent wel een Tamara zoals in onderstaande column. Altijd rennend van het ene probleem naar het andere, zonder tijd voor koffie, met het huilen dichterbij dan het lachen. En toch kan diezelfde Tamara een jaar later fluitend het kantoor in lopen. Wat maakt dat verschil?
Er was eens een planner…Tamara loopt gehaast naar haar kantoor achter in de gang, in de hoop niemand tegen te komen. Ze kruipt achter haar bureau in de voormalige bezemkast. Welke briefjes zouden er nu weer liggen? Durft ze naar de mailbox te kijken? Vanochtend had ze al de hele reeks WhatsApps binnen zien komen, maar nog niet geopend.
Zodra ze gaat zitten staan Linda en Mo aan haar bureau. Ze heeft nog niet eens kans gehad om koffie te halen om haar slapeloze nacht te compenseren. “Carla heeft zich ziekgemeld”, begint Linda. En terwijl Tamara druk meeschrijft om dit niet te vergeten, begint Mo over een extra vrije dag die hij graag wil in het aankomende rooster. Even wil Tamara snauwend reageren dat dàt nu even geen prioriteit heeft voor haar, maar het lukt haar een glimlach eruit te persen.
Ze heeft NU koffie nodig. De hoofdpijn begint al op te komen. Maar vanuit haar ooghoek ziet ze twee medewerkers bij de koffiehoek staan en hun ruiling heeft ze nog niet verwerkt. Dus ze loopt in plaats daarvan eerst maar even naar de wc om wat water in haar gezicht te plenzen. Het is nog niet eens negen uur. Hoe gaat ze deze dag doorkomen. Het huilen staat haar nader dan het lachen…
Flexibiliteitspaspoort
Zo begonnen Faysal el Badre en ik onze presentatie op het WFM congres van 26 juni jl. Helaas nog steeds een herkenbaar verhaal voor de aanwezigen. Hoe voorkom je dit dan? Nou, dat is geen quick fix. Helaas. Want de oplossing zit in het verder vooruit kijken. Op verschillende niveaus. Door een tactische teamscan en een jaarplanning te gebruiken bijvoorbeeld. En op basis van de opgedane inzichten actieplannen te maken. En uit te voeren.
Ja, ik zeg het er maar even bij, want het is zo verleidelijk om het bij het plannen maken te houden. En die uitvoering is vaak het meest ingewikkeld. Maar levert wel het meeste op. Niet meteen, maar wel na een jaar, en als je het volhoudt jaar na jaar.
Wij vertaalden de inzichten in een flexibiliteitspaspoort: een samenwerkingsovereenkomst tussen medewerker en organisatie over welk type flexibiliteit je van wie kunt verwachten. Zonder maximale flexibiliteit te vragen. Gebaseerd op wat nodig is vanuit de tactische planning. Als dat allemaal gelukt is, gaat het over een jaar ook veel beter met Tamara…
Een jaar later
Tamara loopt fluitende het kantoor in, dat ze deelt met Mirjam, de teamleider van de afdeling waar ze voor plant. Zo houden ze aansluiting op wat er speelt. “Wat ben jij vrolijk vandaag!”, lacht Mirjam. “Ja,” zegt Tamara, “Ik was blij met onze meeting met het team van gisteren. We hebben goede afspraken gemaakt naar aanleiding van de teamscan en de vakanties zijn rond door het inzetten van het strategische flexibiliteitsplan. Iedereen gaat een dienst extra werken, en twee medewerkers worden van juli tot september uitgeleend aan de buren”.
“Nou, inderdaad. Ik ben echt blij met hoe het gaat”, antwoordt Mirjam. “En Carla meldde zich net ziek, maar gelukkig was de reservedienst nog beschikbaar”. “Top!” zegt Tamara, “dan ga ik nu eerst even koffie voor ons halen.”
Jorien van den Heuvel is al meer dan 10 jaar verbonden aan Vlirdens. Haar missie is om personeelsplanning op de kaart te zetten bij alle (zorg)organisaties in Nederland. Vlirdens is een organisatie die al meer dan 15 jaar zorgorganisaties ondersteunt bij het professionaliseren van hun personeelsplanning.
