De bruto-netto factor is een veelgebruikt uitgangspunt bij formatieberekeningen. Maar klopt die wel met de realiteit op de werkvloer? In deze column werpt Jorien van den Heuvel een blik op de cijfers achter de planning in de zorg.
Helaas bereken je de benodigde formatie van een team niet door naar de officiële bruto-netto factor te kijken die finance afgeeft. Want die klopt vrijwel nooit. Veel te optimistisch. Zal ik eens raden wat ze zeggen?
- Vakantie: 11%
- Verzuim: 5% (ok, ok, je krijgt er een procentpuntje bij, want dit is wel erg ambitieus)
- Scholing: 3%
Oftewel: je benodigde formatie is 20% hoger dan je dienstenpatroon. 80% is voor het werk, 20% is nodig om afwezigheid en andere taken op te vangen.
Realiteit
De realiteit? Ik ben eens even in de data van een paar zorginstellingen gedoken.
- Vakantie: 13% (hogere leeftijd van de teams betekent meer verlofdagen. En ze zijn het verlofstuwmeer aan het opmaken)
- Verzuim: 10% (tja, helaas meer herkenbaar voor de meesten dan het eerste getal)
- Scholing: 4%
- Overleg: 2%
- Overig: 1%
- …en dan laat ik het overige verlof, zoals zwangerschap, geboorte en ouderschap nog buiten beschouwing. Financieel hebben deze misschien een ander plaatje, maar ze moeten in de praktijk wel worden vervangen.
- …en over boventallig inwerken hebben we het ook maar even niet.
Inderdaad, dit telt op tot minimaal 30%. Scheelt toch 10% medewerkers die dus niet op de werkvloer staan, terwijl dit vanuit de budgetten wel zo lijkt. Kun je je de extra druk voorstellen die daardoor in het team ontstaat?
Gemiddelden
En dan hebben we het alleen nog maar over gemiddelden…
- Gemiddelden over de teams heen, waarbij de onderlinge verschillen groot zijn. En in het ene team de medewerkers het dus significant zwaarder hebben dan in het andere team.
- Gemiddelden door het jaar heen, waarbij in sommige moment in het jaar (denk aan de zomer) de werkdruk echt al helemaal ondragelijk wordt.
Ik maak me er in deze column natuurlijk ook schuldig aan. Het is makkelijk om vanuit gemiddelden een verhaal te vertellen. Ga de diepte in en iedereen haakt na vijf minuten gapend af. Maar die diepte is wel nodig om de werkomstandigheden in elk team te erkennen.
Daarom pleit ik voor een intensieve samenwerking tussen finance en capaciteitsmanagement en realistische cijfers. Ook als dat betekent dat je het niet “rond kunt rekenen”. Want eerlijk: rondrekenen is misschien op papier noodzakelijk, maar in de praktijk een ramp. En laten we er voor zorgen dat de papieren werkelijkheid de realiteit op de vloer ondersteunt in plaats van tegenwerkt!
Hebben jullie al inspirerende voorbeelden waarin capaciteitsmanagement als basis wordt genomen in het berekenen van bruto-netto factor?
Jorien van den Heuvel is al meer dan 10 jaar verbonden aan Vlirdens. Haar missie is om personeelsplanning op de kaart te zetten bij alle (zorg)organisaties in Nederland. Vlirdens is een organisatie die al meer dan 15 jaar zorgorganisaties ondersteunt bij het professionaliseren van hun personeelsplanning.
