Het functiehuis wordt vaak gezien als een administratief HR-instrument. Zonde, vindt Janine Zoer. Als organisatieadviseur begeleidt zij onder andere ggz- en ouderenzorgorganisaties bij het ontwerpen van een functiehuis dat wel werkt: helder, generiek en ondersteunend aan de visie. Wij stelden haar vijf vragen over het functiehuis als stuurinstrument voor samenwerking en ontwikkeling.
Wat is een functiehuis en waarom weten veel medewerkers niet wat het is?
“Een functiehuis is het geheel aan functiebeschrijvingen binnen een organisatie. Het laat zien welke werkzaamheden er zijn, welke verantwoordelijkheden genomen moeten worden en hoe functies zich tot elkaar verhouden. Toch weten veel medewerkers niet wat het is, omdat het zelden actief gebruikt wordt. Je krijgt misschien bij je indiensttreding een functiebeschrijving, maar daarna verdwijnt die in een la. Daardoor blijft het functiehuis onzichtbaar en benut je het niet als sturings- of ontwikkelinstrument.”
Waarom wordt het functiehuis vaak onderschat als HR-instrument?
“Omdat het meestal alleen wordt ingezet voor functiewaardering of werving bijvoorbeeld. Maar het raakt juist de kern van hoe je samenwerkt. Met een goed functiehuis kun je zien of verantwoordelijkheden goed verdeeld zijn of functies nog passen bij de praktijk en of er ruimte is voor ontwikkeling. Het helpt ook om autonomie te organiseren: wie doet wat, op welke manier en met hoeveel eigen regelruimte? Door terug te gaan naar de bedoeling van de organisatie, creëer je de mogelijkheid om opnieuw te kijken naar je organisatiestructuur en hoe je jouw mensen daarbinnen het beste kunt inzetten. Niet alleen gezien vanuit resultaatverwachtingen maar ook vanuit de talenten van mensen.
Hoe helpt een functiehuis bij ontwikkeling en loopbaanstappen?
“Een goed opgebouwd functiehuis maakt ontwikkelmogelijkheden inzichtelijk. Je ziet wat er mogelijk is in de breedte en de diepte. Generieke functiebeschrijvingen geven ruimte aan talentgericht werken, omdat je niet alles dichttimmert op taakniveau. Je kunt gaan kijken met elkaar hoe je de werkzaamheden wilt verdelen en waar een ieder energie van krijgt waardoor er ruimte komt voor ontwikkeling. Je moet mensen niet te veel in een mal duwen .
Wat gaat er mis als verantwoordelijkheden niet goed verdeeld zijn?
“Dan loop je risico’s. Soms nemen medewerkers te veel verantwoordelijkheid op zich, omdat niet duidelijk is waar hun taak ophoudt. Dat leidt tot overbelasting en risico op uitval. In andere situaties blijven taken liggen en wordt er telkens iemand bijgehaald of een nieuwe functie gecreëerd. Daardoor ontstaan onnodige lagen in de organisatie. Een functiehuis dat klopt, voorkomt die wildgroei. Je zorgt voor evenwicht: geen gaten, maar ook geen overlap. En je kunt beter sturen op de ideale functiemix per team of locatie.”
Waarom moeten functiebeschrijvingen kort en eenvoudig zijn?
“Omdat ze dan gelezen worden. En begrepen. Zeker in de zorg werk je met veel verschillende mensen en achtergronden. Een goede functiebeschrijving past op een A4 en is voor iedereen te begrijpen, ook als je niet uit de zorg komt. Je beschrijft op hoofdlijnen de resultaatverwachtingen, zonder tot in detail voor te schrijven wat iemand moet doen. Zo geef je richting én ruimte. En dat draagt bij aan autonomie, eigenaarschap en samenwerking in het team.”
Op dinsdag 28 november geeft Janine het (gratis) webinar “Het functiehuis als strategisch instrument”. Dit webinar is bedoeld voor HR-professionals in de zorg die functiebeschrijvingen meer waarde willen geven. Juist als je gewend bent vooral te kijken naar structuren, processen en wet- en regelgeving is dit webinar interessant. Janine laat zien hoe je het functiehuis ook kunt benaderen vanuit de zielkant: talent, verbinding en vertrouwen. Deze vernieuwende invalshoek geeft nieuwe energie aan een instrument dat vaak als administratief wordt gezien. Hier vind je meer informatie en kun je je aanmelden.
