Arbeidsconflicten komen ook in de zorg regelmatig voor. In de meest recente STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten is de vroegere “time-out” vervangen door een interventieperiode, met meer nadruk op communicatie en samenwerking. Bedrijfs- en verzekeringsarts Dick Wennink licht toe wat deze verandering betekent voor werkgevers en HR-professionals in de zorg.
Arbeidsconflicten komen in vrijwel elke organisatie voor en kunnen ingrijpende gevolgen hebben voor zowel de werknemer als de werkgever. In het verleden werd door bedrijfsartsen regelmatig een zogenaamde “time-out” geadviseerd bij dergelijke conflicten. Dit hield in dat een werknemer tijdelijk niet hoefde te werken, zonder dat er sprake was van ziekte. De bedoeling was om spanningen te laten zakken en ruimte te creëren voor reflectie en herstel van de communicatie. Tegenwoordig wordt deze benadering als achterhaald beschouwd. De meest recente Werkwijzer Arbeidsconflicten van STECR geeft duidelijke handvatten voor een effectievere en juridisch beter onderbouwde aanpak van arbeidsconflicten.
Wat was een “time-out”?
Een time-out was bedoeld als een korte periode waarin de werknemer tijdelijk niet werkte, terwijl hij of zij formeel niet ziek was. Deze periode duurde meestal niet langer dan twee weken. Het doel was om afstand te nemen van de conflictsituatie, de gemoederen tot bedaren te laten komen en zo ruimte te maken voor een hernieuwd gesprek of een bemiddelingspoging. De werknemer kreeg even rust, de werkgever kon nadenken over mogelijke oplossingen en beide partijen kregen de kans om met enige afstand naar het conflict te kijken. De time-out werd ook wel eens “afkoelperiode” of “vrijstelling van werk” genoemd.
Waarom wordt een time-out niet meer geadviseerd?
Hoewel de time-out in veel gevallen goed bedoeld was, bleek deze in de praktijk vaak tot onduidelijkheid te leiden. Werkgevers en werknemers wisten niet goed of de werknemer nu ziek was of niet. Soms leidde dit tot discussies over loondoorbetaling of tot misverstanden over de re-integratieverplichtingen. Daarnaast verschilden de meningen van betrokken artsen regelmatig. De huisarts gaf bijvoorbeeld aan dat iemand rust nodig had, terwijl de bedrijfsarts vond dat er geen sprake was van arbeidsongeschiktheid. Ook werd steeds vaker ingezien dat een tijdelijke terugtrekking uit de werksituatie juist het risico met zich meebrengt dat het conflict verder escaleert of dat de communicatie helemaal stilvalt. Om die redenen is de “time-out” als begrip en als adviesinstrument losgelaten in de laatste versie van de Werkwijzer Arbeidsconflicten.
De interventieperiode: het moderne alternatief
In plaats van een time-out wordt tegenwoordig gesproken over een zogenaamde interventieperiode. Deze periode duurt een of maximaal twee weken, maar heeft een andere insteek. Het doel is niet alleen om afstand te nemen, maar juist om het gesprek op gang te brengen en de-escalatie te bevorderen. Tijdens deze periode worden vaak gesprekken gevoerd tussen de werknemer en de leidinggevende. Eventueel begeleid door een neutrale persoon binnen de eigen organisatie of een externe adviseur zoals een bedrijfsmaatschappelijk werker. Is het conflict totaal vastgelopen of geëscaleerd, dan kan een mediator worden ingezet. De bedrijfsarts kan adviseren over passende stappen, maar stelt alleen medische beperkingen vast als daar daadwerkelijk medische gronden voor zijn.
De interventieperiode is dus géén verlofperiode en ook geen tijdelijke vrijstelling van werkverplichtingen. Het tijdelijk niet blootstellen aan de conflictsituatie en/of conflictomgeving kan bijvoorbeeld ook inhouden dat de werknemer tijdelijk op een andere afdeling of in een andere vestiging gaat werken. Het is in ieder geval een periode waarin door beide partijen actief gewerkt wordt aan herstel van het contact en het oplossen van het conflict. Deze actieve aanpak moet voorkomen dat een conflict verder escaleert en de werknemer door onduidelijkheid en stress (bijkomende) klachten ontwikkeld. In de STECR Werkwijzer wordt het spreekwoord “rust roest” aangehaald en dat wil je voorkomen!
De rol van HR en de werkgever
HR-professionals en leidinggevenden spelen een centrale rol in het begeleiden van arbeidsconflicten. Zij zijn bij uitstek geschikt om een veilige en open sfeer te creëren waarin het gesprek kan plaatsvinden. Daarbij is het belangrijk dat zij goed communiceren met zowel de werknemer als de bedrijfsarts en duidelijk maken wat de mogelijkheden zijn. Is de leidinggevende direct bij het conflict betrokken, dan kan HR vanuit een neutrale rol de eerste gesprekken begeleiden. Heeft de werknemer daar geen vertrouwen in of lopen deze eerste gesprekken vast, dan is het beter om een onafhankelijke bemiddelaar of coach in te schakelen. Veel bedrijfsmaatschappelijk werkers zijn bijvoorbeeld geschikt om deze rol op te pakken.
Het is belangrijk dat HR het proces actief begeleidt, zonder direct partij te kiezen. HR kan als “aanjager” voor het proces optreden. Zoals aangegeven is het de bedoeling dat de interventieperiode een of maximaal twee weken duurt. In die tijd zouden er duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over het vervolg. Heldere en respectvolle communicatie en enige professionele afstand is daarbij essentieel. Blijkt het niet mogelijk te zijn om met of zonder begeleiding tot afspraken te komen, dan kan de meer formele setting van mediation worden ingezet.
Bijzondere aandacht voor de zorgsector
In de zorgsector doen zich vaak specifieke uitdagingen voor bij arbeidsconflicten. De werkdruk is hoog, de emotionele belasting groot en de teamsamenstelling wisselt regelmatig. Dit maakt dat conflicten snel kunnen ontstaan én snel kunnen escaleren. Daarom is het voor zorginstellingen extra belangrijk om tijdig signalen van spanning te herkennen, medewerkers op te leiden in het voeren van het goede gesprek en leidinggevenden te ondersteunen bij hun rol als conflictbegeleider. Dat kan bijvoorbeeld door beleid te formuleren. De stappen die bij een conflict moeten worden gezet worden vastgelegd in een zogenaamd arbeidsconflictenprotocol. Dit geeft leidinggevenden en werknemers houvast en duidelijkheid. Uiteraard kan HR een rol spelen in het ontwikkelen van een dergelijk protocol.
Juridische kaders en verantwoordelijkheden
Het is niet wenselijk dat een werknemer zomaar wordt vrijgesteld van werkverplichtingen zonder dat daar een formele grond voor is. Een time-out zonder medische reden is dus juridisch kwetsbaar. Daarom is het belangrijk dat de interventieperiode goed wordt gedocumenteerd en dat er duidelijke afspraken worden gemaakt tussen alle betrokken partijen. De werkgever blijft in deze periode verantwoordelijk voor de loondoorbetaling, tenzij er sprake is van werkweigering zonder goede reden.
In de praktijk is er vaak een samenloop van een verzuimmelding en een arbeidsconflict. In een dergelijk geval kan alleen de bedrijfsarts objectief beoordelen of er sprake is van medische beperkingen. Is dat niet geval dan zal de bedrijfsarts de eerder beschreven interventieperiode adviseren en mogelijk op basis van een analyse van het conflict en overleg met de werkgever een advies geven over de begeleiding die dient te worden ingezet om tot een oplossing te komen.
Ook als er wel sprake is van medische beperkingen kan de bedrijfsarts een interventieperiode adviseren; dat zijn echter doorgaans uitzonderingssituaties. Je kunt daarbij denken aan een risico op verdere escalatie van het conflict waardoor de beperkingen verder toe kunnen nemen. Ook bij de combinatie van verzuim en een arbeidsconflict is het belangrijk dat er zo snel mogelijk aan een oplossing wordt gewerkt. Een arbeidsconflict kan ervoor zorgen dat de re-integratie stagneert of zelf wordt geblokkeerd. Als je ver in de toekomst kijkt, dan is dat bijvoorbeeld iets waar het UWV naar kijkt bij de beoordeling van de re-integratie-inspanning in het kader van een WIA-aanvraag.
De moderne kijk op arbeidsconflicten
De nieuwste Werkwijzer Arbeidsconflicten en de NVAB-richtlijn “Conflicten in de werksituatie” benadrukken het belang van het tijdig herkennen van spanningen op de werkvloer en het voorkomen van medicalisering. Een conflict is namelijk niet automatisch een medische aandoening. Door het probleem te benoemen, het gesprek aan te gaan en samen op zoek te gaan naar een oplossing, kunnen veel escalaties worden voorkomen. De bedrijfsarts speelt als onafhankelijk adviseur hierin een belangrijke rol. Alleen de bedrijfsarts mag bij een arbeidsconflict beoordelen of er ook sprake is van medische beperkingen. Ontkennen van het medische aspect vanuit de werkgever leidt alleen maar tot escalatie.
Voor HR en leidinggevenden is het belangrijk om te investeren in vaardigheden op het gebied van conflictbegeleiding en om een open organisatiecultuur te stimuleren waarin tegenspraak mogelijk is. Een arbeidsconflictenprotocol kan voor duidelijk zorgen.
Naast vroege signalering besteed de NVAB in haar richtlijn ook aandacht aan preventie. Als de psycho-sociale arbeidsbelasting (PSA) niet in evenwicht is, dan levert dat een vruchtbare bodem voor arbeidsconflicten. In de RI&E zou daar aandacht voor moeten zijn. Ook een aspect als sociale veiligheid speelt daar een rol in. Daar is gelukkig ook steeds meer aandacht voor. STECR heeft daar recent een nieuwe Werkwijzer over Sociale Veiligheid gepubliceerd.
Conclusie
De time-out als instrument is achterhaald. In plaats daarvan wordt een actieve aanpak van arbeidsconflicten geadviseerd, waarin het herstel van de communicatie en het vinden van een oplossing centraal staan. De interventieperiode biedt daarvoor een geschikt kader, mits HR, leidinggevenden en de bedrijfsarts dit goed begeleiden. Eventueel ondersteund door een extern adviseur of coach of soms ook een mediator. Door conflicten serieus te nemen, tijdig in te grijpen en zorgvuldig te handelen, kunnen onnodig verzuim en langdurige schade voor alle betrokkenen worden voorkomen. Tot slot kan een arbeidsconflictenprotocol daarbij voor een duidelijk kader zorgen.
Als er geen sprake is van medische beperkingen gebruik ik vaak de volgende zin:
“Er is geen sprake van ziekte. Wel is er sprake van een werk gerelateerde conflictueuze situatie waardoor betrokkene tijdelijk niet kan werken in zijn eigen functie bij deze werkgever. Om verzuim in de toekomst te voorkomen adviseer ik met klem om dit conflict met spoed op te lossen en hierbij de STECR-werkwijzer arbeidsconflicten te volgen.”
Dick Wennink is medisch directeur, verzekeringsarts en bedrijfsarts bij VerzuimConsult
Bronnen:
STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten versie 7 (2022)
NVAB Richtlijn Conflicten in de werksituatie (2019)
Achtergronddocument NVAB bij de richtlijn Conflicten in de werksituatie (2019)
