HR-professionals in de zorg zoeken naar oplossingen voor personeelstekorten, hoge werkdruk en het behoud van medewerkers. Data en AI kunnen helpen om betere keuzes te maken en sneller in te grijpen. Irma Doze, expert in HR Analytics en strategische personeelsplanning, laat zien hoe je kleine stappen kunt zetten en welke valkuilen je beter vermijdt.
Het gebruik van data verkleint niet alleen de kans op verkeerde beslissingen, maar levert HR-professionals in de zorg ook andere voordelen op, zegt Doze. “Data en AI kunnen helpen om te begrijpen waarom medewerkers uitvallen en hoe dat te voorkomen. Ze maken ook inzichtelijk welke doelgroepen het meest kansrijk zijn in een krappe arbeidsmarkt en helpen administratieve processen slim te automatiseren.”
Toepassingen van AI
AI biedt nu al bruikbare toepassingen in HR. Chatbots kunnen vragen van medewerkers of cliënten beantwoorden. Generatieve AI-tools, zoals ChatGPT en Copilot, ondersteunen bij het schrijven van vacatureteksten of beleidsadviezen. Robotica neemt kleine administratieve handelingen over, zodat medewerkers worden ontlast. Ook worden analyses uitgevoerd die inzicht geven in factoren die leiden tot uitval of uitstroom. “Daarmee kunnen preventieve acties worden ondernomen. Dit zal in de toekomst alleen maar beter worden,” aldus Doze. Tegelijkertijd waarschuwt zij dat de implementatie kan vastlopen door typische valkuilen.
Veelvoorkomende valkuilen
Wie met HR Analytics begint, loopt vaak tegen dezelfde hindernissen aan. Doze ziet dat organisaties blijven hangen in experimenten zonder visie of urgentie. Enthousiastelingen starten pilots, maar komen steeds weer opnieuw uit bij de beginfase. “Experimenten zijn nodig om te leren, maar om de mindset te veranderen is het ook nodig om randvoorwaarden in te vullen, zodat het gebruik strategisch en structureel wordt.” Een andere valkuil is wachten op perfecte omstandigheden. Organisaties denken dat ze eerst volledig betrouwbare data of een compleet HR-systeem nodig hebben. Doze benadrukt dat dit niet klopt. “Juist analyses en AI kunnen al waarde toevoegen zonder dat je perfecte data hebt.” Door die misvattingen verliezen organisaties kostbare tijd en blijft de meerwaarde van HR Analytics onbenut.
Strategische personeelsplanning
Een gebied waar de meerwaarde direct zichtbaar wordt, is strategische personeelsplanning. Scenario’s kunnen eenvoudig worden doorgerekend, zowel in aantallen en fte’s als in skills. Doze: “Je kunt berekenen wat de impact van verloop is op de beschikbaarheid van skills over drie tot vijf jaar. Welke tekorten ontstaan er als we niets doen? Daarmee kan HR de dialoog voeren met bestuur en zorgafdelingen: wat betekent dit voor opleiden en werving?” Soms kan het duidelijk in beeld brengen van een probleem het momentum creëren om moeilijke besluiten en drastische maatregelen te nemen. “Zo heeft een bestuur van een van mijn klanten besloten om een bepaalde zorg niet meer zelf te bieden, maar samen te werken met andere instellingen en deze zorg te centraliseren in de regio. Daarnaast hebben ze internationaal gezocht naar de betreffende skills en zijn ze gestart met het aantrekken van zorgmedewerkers uit Spanje.”
Waarde boven modellen
In haar boeken over HR Analytics en strategische personeelsplanning benadrukt Doze dat de kern niet ligt in data of modellen, maar in de waarde die betere beslissingen opleveren. “Het zijn niet de meest complexe analyses die me zijn bijgebleven, maar de analyses die daadwerkelijk verandering teweegbrachten. Strategische planning is vooral een instrument om het gesprek tussen HR, bestuur en de lijn te voeden met feiten en opties. Daarmee maak je samen betere keuzes.”
Draagvlak creëren voor datagedreven werken
Draagvlak bij bestuur en management is cruciaal om datagedreven werken te laten slagen. “Het mooiste is als bestuurders en managers zelf al een visie hebben op data en de urgentie voelen. Maar vaak is dat niet zo. Ik adviseer HR-professionals om aan te sluiten bij de uitdagingen die bestuurders en managers hebben. Pak een actuele vraag, een thema waar mensen buikpijn van hebben. Dat kunnen personeelstekorten zijn, maar ook financiële problemen of een gebrek aan vertrouwen van cliënten. Laat zien hoe HR-data kan helpen die problemen te verminderen. Gebruik wat er al is: ook basisgegevens kunnen waardevolle inzichten geven. Zoek collega’s die mee willen denken en deel de inzichten. Bespreek ze en vertaal ze samen naar acties: draagvlak ontstaat sneller als je direct resultaat laat zien.”
Tijdens het webinar op 18 november aanstaande laat Irma Doze zien hoe zorgorganisaties dit in de praktijk aanpakken. Het webinar geeft je inspiratie en praktische handvatten om zelf te starten.
Om een beetje te experimenteren en ervan te leren hoef je niet per se betrouwbare data te hebben. Ga je er serieus mee aan de gang dan is het wel essentieel dat data op zowel je dashboard als je routeplanner op orde zijn in termen van juist, volledig en tijdig. Bij nogal wat organisaties is daar huiswerk; ook in de zorg.
Helemaal eens, Jan! Ik zeg wel eens dat de eerste ‘opbrengst’ van een analyse of dashboard het inzicht krijgen in de data(kwaliteit) is. Dat biedt de mogelijkheid om daar verbeterslagen in te maken.