In dit artikel lees je waar een vaststellingsovereenkomst (VSO) in de zorg aan moet voldoen, welke valkuilen vaak voorkomen en waarom zorgvuldigheid belangrijk is.
Het opstellen van een vaststellingsovereenkomst lijkt soms een formaliteit; een kwestie van invullen en tekenen. Toch schuilen er grote risico’s in standaardmodellen of haastig opgestelde documenten. Eén verkeerde formulering kan leiden tot verlies van rechten, onnodige loondoorbetaling, problemen met de WW-uitkering van een medewerker, of juridische geschillen. Zeker in de zorg, waar cao’s complex zijn en situaties per medewerker verschillen, vraagt het opstellen van een VSO om zorgvuldigheid.
Waar moet een vaststellingsovereenkomst aan voldoen?
Een vaststellingsovereenkomst is rechtsgeldig wanneer deze aan een aantal voorwaarden voldoet:
- De einddatum van het dienstverband
- Een neutrale reden van beëindiging zodat de werknemer recht houdt op een WW-uitkering
- De hoogte van de ontslagvergoeding of transitievergoeding
- Afspraken over de uitbetaling van openstaande vakantiedagen, overuren en onregelmatigheidstoeslag (ORT)
- Eventuele afspraken over vrijstelling van werk tot de einddatum
- De finale kwijting waarin staat dat partijen na afloop niets meer van elkaar kunnen eisen
- De wettelijke bedenktijd van 14 dagen voor de werknemer
- Er is rekening gehouden met de fictieve opzegtermijn zodat de WW-uitkering niet in gevaar komt
- Afspraken over pensioenopbouw en eventuele eindafrekening
- Afspraken over het inleveren van bedrijfseigendommen zoals laptop, telefoon of auto
- Bevestiging of geheimhoudings-, relatie- of concurrentiebedingen blijven gelden of juist vervallen
Als een van deze onderdelen ontbreekt of verkeerd is geformuleerd, kan dat leiden tot verlies van rechten of juridische problemen.
Let op: bij beëindiging tijdens ziekte moet duidelijk zijn dat dit met instemming van de werknemer gebeurt en dat hierdoor het recht op een WW-uitkering behouden blijft.
Veelvoorkomende valkuilen
Veel HR-afdelingen gebruiken nog standaardmodellen voor vaststellingsovereenkomsten. Dat lijkt efficiënt, maar zulke voorbeelden houden vaak geen rekening met de specifieke situaties van individuele medewerkers of de bepalingen uit de cao. Zo kan de cao VVT net andere bepalingen hanteren dan de cao GGZ. Daardoor ontbreken soms cruciale onderdelen of zijn ze onjuist ingevuld.
Een veelgemaakte fout is het verkeerd opnemen van de fictieve opzegtermijn, waardoor het recht op WW tijdelijk kan vervallen. Ook afspraken over ORT, pensioen of het inleveren van bedrijfseigendommen zoals laptop, telefoon of auto worden regelmatig vergeten. Daarnaast zijn regelingen zoals outplacement, scholingsbudgetten of vrijstelling van werk vaak niet volledig uitgewerkt.
Juist deze optionele clausules kosten normaal gesproken veel tijd om zorgvuldig op te nemen in het document. Digitale hulpmiddelen kunnen je hierbij helpen. Zo zijn er AI-toepassingen die automatisch rekening houden met de cao en de specifieke situatie. Zo bespaar je tijd, verklein je de kans op fouten en kun je met vertrouwen een juridisch correcte overeenkomst aanbieden.
Hoe stel je een vaststellingsovereenkomst op?
Een vaststellingsovereenkomst kun je op verschillende manieren laten opstellen. Je kunt dit laten doen door een arbeidsrechtadvocaat. Dit biedt veel zekerheid, maar is vaak duur. Zelf een overeenkomst opstellen is goedkoper, maar brengt risico’s met zich mee. Een hybride aanpak wint terrein: slimme digitale assistenten die werken op basis van arbeidsrechtelijke expertise. Ze combineren de juridische nauwkeurigheid van een advocaat met de snelheid en toegankelijkheid van online tools. Door vragen te stellen over de reden van beëindiging, de einddatum, de toepasselijke cao en specifieke regelingen zoals ORT of pensioen, genereren ze binnen korte tijd een concept dat voldoet aan de geldende wet- en regelgeving en jouw cao.
Hoe weet je dat een vaststellingsovereenkomst juridisch juist is?
De kwaliteit van een vaststellingsovereenkomst staat of valt met actuele kennis van wetgeving en cao-bepalingen. In de zorg betekent dat onder meer rekening houden met afspraken over ORT, pensioenopbouw en dienstroosters. Een regeling die in de cao Ziekenhuizen verplicht is, kan in de cao Gehandicaptenzorg juist ontbreken. Zulke verschillen kunnen directe gevolgen hebben voor de eindafrekening. Tools die zijn ontwikkeld door gespecialiseerde arbeidsrechtjuristen en afgestemd op de zorgsector, bieden HR-afdelingen een betrouwbare basis om zorgvuldig te handelen zonder hoge externe kosten. Voor HR-afdelingen die dagelijks te maken hebben met complexe personeelsvraagstukken, bespaart dit veel tijd, geld en onzekerheid.
Pascal-AI is de AI-assistent voor HR-professionals met arbeidsrechtelijke vragen. Doordat de alle informatie van Pascal-AI wordt gecureerd door arbeidsrechtadvocaat Pascal Kruit, zorgen zij hun informatie altijd juridisch juist is. Je kunt Pascal-AI gebruiken voor juridische vragen, het behandelen van specifieke casussen, of het opstellen van juridische brieven en documenten. Snel een vaststellingsovereenkomst opstellen? Maak een proefaccount op Pascal-AI.
