De kern van capaciteitsmanagement is het opleveren van een kloppend rooster. Waar de zorgvraag en het beschikbare personeel naadloos op elkaar aansluiten. Onmogelijk? Tja, als ze niet goed op elkaar aansluiten, gaat het ergens anders schuren. Dus volgens mij heb je geen keuze dan dit als einddoel te zien.
In de praktijk zijn mensen vaak heel druk bezig met de zorgvraag. Ziekenhuizen maken uitgebreide forecasts en strategische planningen over de te leveren zorg. In langdurige zorg is iedereen bezig de bedden bezet te houden. Beide gevallen zien de inzet van personeel als een gegeven. De sluitpost van de berekening: dit hebben we nodig aan inzet. Niet als de even grote belangrijke factor die je meeneemt in de keuzes die je maakt in de zorgplanning.
Want in tijden van krapte is dat personeel er niet zomaar als je het nodig hebt. Het is geen sluitstuk van een zorgberekening, maar de andere kant van een weegschaal die je in evenwicht moet houden. Nu schalen ziekenhuizen toch nog last minute in bedden af als het niet blijkt te lukken met de aanwezige medewerkers. Bij langdurige zorg wordt tòch dat bed opgevuld, terwijl er eigenlijk al tekorten op de afdeling waren. Wat de structurele overbelasting van het personeel alleen maar groter maakt.
Die knelpunten had je ook al veel langer vooruit aan kunnen zien komen. En je had je ambitie en budget erop aan kunnen passen.
Mijn pleidooi? Durf verder vooruit moeilijke keuzes te maken.
Het aanwezige personeel is een belangrijk stuurinstrument, net als de zorgvraag. Ook op langere termijn. Juist op langere termijn! Waar het bepalen, berekenen en forecasten van de zorg op veel aandacht op directieniveau kan rekenen, kijkt men bij personeelsplanning op dat niveau vooral naar de benodigde bruto formatie. Fluctuaties in personele bezetting door afwezigheid en niet inzetbaarheid van aanwezig personeel wordt als “roosterproblematiek” bestempeld. Maar dat is het niet. Strategisch op aanwezig personeel sturen is net zo belangrijk als strategisch sturen op zorgvraag.
Daar helpt een strategisch flexibiliteitsplan bij. Zo maak je bewuste keuzes wanneer en tot welke grens je flexibiliteit vraagt en van wie. Je schrijft keuzes uit, zodat deze voor iedereen duidelijk en transparant zijn. Zo maak je het zorgen voor een kloppend rooster een overdraagbare vaardigheid. Op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Dat lijkt me stap 1 voor een professionele personeelsplanning.
Jorien van den Heuvel is al meer dan 10 jaar verbonden aan Vlirdens, het expertisecentrum in workforce management in de zorg. Haar missie is om personeelsplanning op de kaart te zetten bij alle (zorg)organisaties in Nederland. Dit doek ze onder meer met haar boek “Personeelsplanning in de zorg”.
