Het Maasstad Ziekenhuis in Rotterdam heeft de overstap gemaakt van losse rapportages en Excel-bestanden naar een centrale HR-analyseomgeving. Ben Brands, HR Data-analist bij het ziekenhuis, legt uit wat die omslag in de praktijk betekende. En waarom datagedreven HR voor een organisatie met 3.500 medewerkers geen luxe is.
Het Maasstad Ziekenhuis is een topklinisch opleidingsziekenhuis met 600 bedden in Rotterdam-Zuid. Jaarlijks bezoeken meer dan 450.000 patiënten de poliklinieken. Via systemen als AFAS en Ortec werd al veel personeelsdata verzameld. Het knelpunt zat niet in de beschikbaarheid van data, maar in de toegankelijkheid ervan. Ben Brands, HR Data-analist bij het ziekenhuis beschrijft de situatie van voor de omslag: “Elke rapportage moest los worden gemaakt. Alle data moest elke keer vanuit de grond op worden opgestampt om ermee aan de slag te gaan. Elke keer kost het ontzettend veel werk en tijd om antwoorden te geven op hele basale vragen.”
Na een eerdere poging met Excel en een periode met Power BI besloot het Maasstad Ziekenhuis een volgende stap te zetten. In 2017 had het ziekenhuis al eens naar een centrale HR-analyseoplossing gekeken. Teamleider HR Services Peter van Harten: “Destijds besloten we om zelf aan de slag te gaan en rapportages te bouwen in Power BI. Tijdens een nieuwe demo constateerden we dat we een heel eind zijn gekomen, maar dat er in die vijf jaar enorme stappen waren gezet.” Het ziekenhuis koos vervolgens voor een meerjarige samenwerking met PurpleHRM.
Een waarheid voor alle HR-data
Het ziekenhuis koos voor PurpleHRM als centrale HR-analyseoplossing. Zowel AFAS als Ortec werden daarop aangesloten, waardoor één consistente databron ontstond voor alle HR-informatie. Het verschil met de oude werkwijze was direct merkbaar. “Eerst was het allemaal in Excel, allemaal los. Alle vragen die mensen hadden, die moesten los van elkaar beantwoord worden. Nu is het gewoon allemaal in één klap aan elkaar gestructureerd. De vragen voor de ene dimensie zijn ook gelijk op de andere dimensie opgelost”, aldus Brands. Manager HR&O Tanja Satoor de Rootas-Mast voegt daaraan toe: “Door deze aanpak kan het HR-team vraagstukken benaderen vanuit een data-driven bril. Hierdoor zijn onze HR-adviseurs een nog betere gesprekspartner voor de business.”
Wat het oplevert in de praktijk
Een concreet resultaat is dat HR-adviseurs altijd beschikken over actuele data, zonder daarvoor afhankelijk te zijn van het datateam. Brands: “Wij als beheerders zijn geen tijd kwijt aan het vernieuwen van al die gegevens. Onze HR-adviseurs hebben altijd actuele data en die hoeven niet bij ons elke dag te komen vragen om dat te vernieuwen.” Concreet levert de nieuwe werkwijze het volgende op:
- Een realtime HR-dashboard met eigen KPI’s op basis van data uit AFAS en Ortec
- HR-adviseurs kunnen binnen seconden zelfstandig analyses maken
- Verbanden en scenario’s analyseren op organisatie-, werkgever- of afdelingsniveau
- Altijd en overal toegang tot actuele HR-analysedata
Zelf het wiel uitvinden of niet?
Brands begrijpt dat HR-afdelingen de neiging hebben om dit soort trajecten zelf op te pakken. Maar hij plaatst daar een kanttekening bij. “Ik snap dat mensen het heel graag in eigen regie willen hebben, maar ik zou het ook echt benadrukken dat het een valkuil is om te denken dat je dit in je eentje kan doen. Je hoeft gewoon niet zelf het wiel uit te vinden.” Zijn blik op de toekomst reikt verder dan de huidige rapportagefunctie. Brands kijkt uit naar de AI-functie in PurpleHRM die niet alleen vragen beantwoordt, maar ook zelf signalen geeft: “Dat je je dashboard opent en dat er al gezien wordt: dit zijn de bijzonderheden, dit zijn dingen waar je even wat verder naar moet kijken, omdat de AI al bedacht heeft: dit is een bijzonderheid.”
Ontmoet Ben Brands op 4 juni in Renswoude!
Heb je nog vragen voor Ben Brands? Stel ze dan tijdens de inspiratiemiddag over Strategische Personeelsplanning in de zorg die HR-Professionals Zorg en PurpleHRM samen organiseren op donderdag 4 juni een. Locatie: De Hof in Renswoude. Het programma start om 13:30 en sluit af met een borrel.
Deelname is gratis. Plekken zijn beperkt.
