VieCuri Medisch Centrum werkte lange tijd met losse Excel-bestanden en een rapportagecyclus die altijd een maand achterliep. De afdeling Mens & Ontwikkeling wilde meer: proactief adviseren op basis van actuele data. HR Business Partner Paul Achten en projectmanager HR Nicole Slijpen vertellen hoe die omslag eruitziet in de praktijk en wat dat betekent voor het werk van HR-adviseurs.
VieCuri Medisch Centrum is een topklinisch ziekenhuis in Noord-Limburg met ruim 3.000 medewerkers. De uitdagingen zijn herkenbaar voor veel zorgorganisaties: krapte op de arbeidsmarkt, een stijgende zorgvraag en druk op de kosten. Voor de afdeling Mens & Ontwikkeling (M&O) betekent dat steeds vaker sturen op data in plaats van op gevoel. Capaciteitsmanagement, strategische personeelsplanning en duurzame inzetbaarheid vragen om feitelijke keuzes. Maar dan moet die data er wel zijn.
Data die niet beschikbaar was
Paul Achten: “We liepen er tegenaan dat we de data uit ons HRM-systeem niet goed konden ontsluiten. We hebben dat intern geprobeerd op te lossen met Power BI, maar dat gaf een beperkte ontsluiting. En de data was niet actueel. Die ging mee met de financiële maandrapportages. Dus altijd een maand achteraf.” Nicole Slijpen voegt toe: “Data was bij ons heel erg gericht op een technisch stukje, vaak vanuit finance of BI. Wij zochten iets met een HR-achtergrond, met structuur én inhoud.”
De afdeling werkte veel met losse Excel-bestanden. Dat leidde tot vertragingen, discussies over definities en soms het ontbreken van betrouwbare informatie. Vragen die M&O niet of nauwelijks kon beantwoorden: hoeveel medewerkers stromen de komende jaren uit door pensionering? Waar stijgt het verloop en wat is daarvan de oorzaak? Hoe kunnen we de personele inzet efficiënter organiseren? Het antwoord hing af van wie de vraag stelde en welk bestand er op dat moment beschikbaar was. Bovendien bracht de werkwijze risico’s mee voor de AVG.
Klikken en zien
VieCuri koos voor PurpleHRM, een HR-analysetool die koppelt aan AFAS en HR-data omzet naar visuele dashboards. Achten: “Wat PurpleHRM doet is de data uit AFAS in een dashboard stoppen zonder filter ertussen. We krijgen de zuivere data. Dat geeft heel veel helderheid.”
De data is nu actueel op dagbasis. Wachten op de financiële rapportage is verleden tijd. Verzuimcijfers, verlooppercentages en uitstroomscenario’s zijn direct beschikbaar. En het systeem werkt voor iedereen. Achten: “Het is klikken en zien. Je hoeft geen geweldige analist te zijn. Zelfs de grootste digibeet op onze afdeling kan ermee werken.” Dat is een praktisch punt dat voor veel HR-afdelingen in de zorg telt: de tool vraagt geen technische voorkennis.
Training als voorwaarde, niet als bijzaak
Het hele M&O-team werd getraind voordat ze met de tool aan de slag gingen. Nicole Slijpen: “We hebben allemaal training gehad, zodat we weten waar we mee aan de slag zijn en ook goed dat gesprek met de business kunnen voeren.”
Dat is een bewuste keuze die VieCuri nadrukkelijk benoemt. Analytische vaardigheden zijn niet vanzelfsprekend aanwezig binnen HR-teams. Een dashboard zonder context leidt niet tot betere beslissingen. De training bij VieCuri is gericht op het toepassen van data in de rol van adviseur: niet alleen begrijpen wat de cijfers zeggen, maar ook weten hoe je dat gesprek voert met een manager of bestuurder. De combinatie van tooling en opleiding is voor VieCuri de sleutel geweest.
Van adviseur naar businesspartner
De bredere ambitie van M&O is de stap van operationeel uitvoerder naar proactief adviseur. Meer regisseren, meer challengen, meer prioriteren op basis van actuele stuurinformatie. Achten: “Purple HRM levert ons op dat we op basis van feiten aan het werk zijn. We kunnen de business voeden met wat er daadwerkelijk gebeurt, in plaats van met wat we denken dat er gebeurt.”
“We gaan uit het onderbuikgevoel naar de data toe. Dat helpt om het goede gesprek te voeren.”
Concreet betekent dat: een HR-adviseur die in een gesprek met een afdelingshoofd niet meer hoeft te zeggen dat ze er volgende week op terugkomen, maar die actuele cijfers direct paraat heeft. Of een beleidsadviseur die verzuimkosten onderbouwt met actuele data in plaats van een rapport van drie maanden oud. Slijpen: “Als we zien welke voordelen we er al van hebben gehad en hoe snel we bepaalde inzichten boven tafel hebben, dan is het antwoord duidelijk. We sturen niet meer op onderbuikgevoel, maar op de data die er staat. Dat helpt om het goede gesprek te voeren.”
AI als volgende stap
Achten kijkt verder dan de huidige mogelijkheden. “Waar ik het meest benieuwd naar ben in de ontwikkeling van PurpleHRM is het stuk AI. Dat je een vraag kunt stellen waardoor de selectie voor je wordt gemaakt, in plaats van dat je hem zelf moet maken. Ik ben heel nieuwsgierig hoe dat eruit gaat zien.”
Wat hij beschrijft is een ontwikkeling die breder speelt in HR-analysetools: de verschuiving van dashboards die antwoord geven op vragen die je al hebt, naar systemen die op basis van een gewone zoekvraag de juiste data selecteren en presenteren. Voor HR-adviseurs in de zorg die geen datawetenschapper zijn, kan dat een volgende drempel wegnemen. Niet langer klikken tot je de juiste combinatie hebt gevonden, maar vragen stellen in gewone taal. De vraag is niet of die ontwikkeling er komt, maar hoe snel HR-teams er klaar voor zijn.
Paul Achten is HR Business Partner en Nicole Slijpen is projectmanager HR (M&O) bij VieCuri Medisch Centrum.
Wil je zelf aan de slag met datagedreven HR?
Op 4 juni organiseert HR-Professionals Zorg samen met PurpleHRM een gratis inspiratiemiddag over Strategische Personeelsplanning in de zorg. Een zorgorganisatie deelt er zijn eigen praktijkverhaal, inclusief de stap naar datagedreven HR. En in de workshop ga je zelf aan de slag met SPP. Net als VieCuri. Maar dan live, met HR-collega’s die precies snappen waar jij mee te maken hebt.
